Diagnóstico de necesidades de capacitación (DNC): Cómo y cuándo hacerlo

Fortalecer las capacidades de tu equipo de trabajo es, hoy en día, un objetivo de enorme relevancia y constante evolución. Garantizar su cumplimiento, no es posible sin el uso de un conjunto de herramientas y prácticas, tales como el Diagnóstico de Necesidades de Capacitación.

Dentro de una organización cualquiera, ¿cuáles son las probabilidades de construir un programa de capacitación sin realizar previamente un DNC? Y, ¿Realmente estos programas de capacitación logran satisfacer los objetivos estratégicos de la empresa? 

En la actualidad, los gerentes de capacitación tienen el reto constante de satisfacer objetivos estratégicos empresariales, a través del desarrollo del capital humano. El detalle, es que tanto los objetivos empresariales, como las estrategias de desarrollo sufren constantes evoluciones, las cuales debemos: prever (de ser posible) y adaptarnos (con carácter obligatorio).

El punto de partida en programas de capacitación del personal

Los programas de fortalecimiento de capacidades están pensados como proyectos que apuestan por el crecimiento de los miembros de un equipo, y por consiguiente, por el crecimiento de la empresa. Sin embargo, el simple hecho de ofrecer un programa de capacitación, no basta para cumplir con los objetivos empresariales.

Hoy en día, vemos con frecuencia como los gerentes de capacitación se encuentran con una gran cantidad de nuevas metodologías, tecnologías y prácticas laborales. Cuando se piensa que el objetivo central es “mantener al personal actualizado”, incursionan en el error de cubrir áreas no esenciales y alejarse de las necesidades prioritarias de la empresa.

El Diagnóstico de Necesidades de Capacitación, simboliza el análisis y la investigación previa para la estructuración de un proyecto de capacitación efectivo.

Consideramos al DNC como el punto de partida para la elaboración de un programa de adiestramiento del personal. Ya que otorga información esencial para planificar y elaborar las fases a seguir, concentrándonos en las necesidades de la organización.

Una vez realizado el Diagnóstico de las necesidades, obtenemos una base sólida para continuar con las siguientes etapas, que son: 1) El diseño del plan de adiestramiento, 2) La ejecución de la capacitación y finalmente 3) La evaluación de los resultados. 

Consideraciones previas al aplicar un Diagnóstico de necesidades de capacitación

El DNC es una herramienta orientativa, que aporta información relevante y capaz de direccionarnos al cumplimiento de los objetivos de toda una organización. De esta forma, un gerente de capacitación podrá canalizar con éxito los recursos empresariales, para disponerlos estratégicamente en la formación del personal.

¿Cómo darnos cuenta que necesitamos hacer un DNC?

Las circunstancias que nos demandan la elaboración de un programa de capacitación pueden ir desde: la aparición de un nuevo cargo dentro de la estructura laboral, hasta la presencia de una nueva competencia en la industria; o incluso, la ampliación de servicios por parte de la empresa en la que trabajamos.

Sin embargo, una vez el programa es aplicado, podemos encontrarnos en varios escenarios que resultan desfavorables, por ejemplo:

• Baja productividad, aún cuando los colaboradores disponen de nuevas herramientas con formaciones actualizadas.
• Cambios constantes en las funciones de los cargos laborales.
• Falta de organización en cuanto a la impartición de los programas de capacitación.
• El cumplimiento de forma parcial de los objetivos de la organización.
• Se dispone de una amplia información acerca de determinadas áreas, sin embargo esta no es actualizada.

Todos estos escenarios son indicios de que un programa de capacitación no se encuentra bien direccionado, o bien, no cuenta con los fundamentos ni la estructura correcta.

Para evitar encontrarnos en cualquiera de estos escenarios, la ejecución de un DNC debe hacerse una vez se tiene la intención de capacitar al personal. Es decir, una vez que una organización ponga sobre la mesa la posibilidad de llevar a cabo un programa de capacitación para el cumplimiento determinados objetivos, en la misma mesa debe plantearse la ejecución de un DNC.

¿Qué implica realizar un DNC?

Existen diversos procedimientos para ejecutar un Diagnóstico de Necesidades de Capacitación. Sin embargo, todos implican:

• Identificación de la Situación Ideal (SI), lo que implica reconocer todas las cualidades, habilidades, conocimientos y actitudes con las que debe contar el personal, en función del cargo laboral, para que puedan alcanzarse determinados objetivos. Tanto personales como en conjunto.
• Identificación de la Situación Real (SR), lo que implica reconocer todas las cualidades, habilidades, conocimientos y actitudes que actualmente dispone el personal, en función del cargo laboral.
• Establecer los recursos económicos disponibles para la implementación de un programa de capacitación.
• Establecer de forma puntual:
• Funciones de cada cargo laboral.
• Objetivos a corto, mediano y largo plazo de la organización.
• Manuales de procedimientos y reglamentos actualizados.
• Cargos laborales: jefes, supervisores, colaboradores, etc.

Técnicas de monitoreo y análisis efectivas en un DNC

El desarrollo e implementación de técnicas de análisis y monitoreo debe realizarse de forma constante y extendida en toda la organización. De esta forma, garantizamos la integración de todos los equipos de trabajo, y contamos con una data mucho más amplia y real de la situación por la que atraviesa la organización.

Es necesario monitorear de forma minuciosa cualquier discordancia presente en la organización.

Por ejemplo, el hecho de que un departamento nunca alcance los objetivos planteado o, la rotación constante de un cargo laboral. Ambas, pueden estarse originando por la falta de capacitación en cuanto a la captación de empleados para dicho departamento o cargo laboral. Es aquí cuando detectamos una necesidad de capacitación, establecemos un precedente y podemos actuar en busca de una solución.

En cuanto a las técnicas de recolección de datos, tenemos a disposición una gran variedad: entrevistas, cuestionarios, análisis grupales, encuestas, escalas estimativas-evaluativas (tanto en desempeño como en actitudes), observaciones directas, entre otras.

Una vez se hayan llevado a cabo las técnicas de monitoreo y recolección de datos, estos podrán disponerse de forma sintética para su fácil análisis e interpretación. De esta forma podremos identificar la necesidad por cargos, departamentos o equipos, estableciendo a su vez la magnitud de la necesidad en cada caso (innecesaria, tolerable, urgente).

El resultado de un buen DNC, nos permitirá el óptimo aprovechamiento de los recursos que disponemos para un programa de capacitación. Un ejemplo claro, es el hecho de que al contar con la SR de cada colaborador, evitaremos incursionar en casos de formaciones innecesarias y desaprovechadas.

La formación y capacitación son herramientas que ayudan al crecimiento de cualquier empresa. Sin embargo, necesitan estar bien direccionadas. De lo contrario, en vez de promover el crecimiento, son capaces de generar una fuga de recursos: incluyendo el dinero, el tiempo e incluso, el talento ¡No lo permitas!